Quý 4 năm 2024 đã bắt đầu, đây là thời điểm thích hợp để các doanh nghiệp bắt tay vào lên kế hoạch, nhằm đảm bảo có đủ thời gian chuẩn bị cho một lễ tổng kết cuối năm chỉn chu, ý nghĩa.
Tổng kết cuối năm là sự kiện quan trọng, đòi hỏi sự chuẩn bị cẩn thận, chu đáo. Không chỉ là dịp để doanh nghiệp điểm lại những hoạt động nổi bật trong năm qua, định hướng kế hoạch cho năm mới, tổng kết cuối năm còn nhằm tôn vinh những thành tựu xuất sắc của cá nhân, tập thể. Các công ty thường sẽ tổ chức lễ tổng kết vào cuối năm dương lịch. Tuy nhiên, để đảm bảo một buổi lễ thành công và không bị cập rập, việc chuẩn bị từ sớm là rất quan trọng. Dưới đây là một số nội dung mà doanh nghiệp nên bắt tay vào lên kế hoạch ngay từ bây giờ:
Tập hợp và phân công nhân sự
Việc đầu tiên doanh nghiệp cần làm là tập hợp một đội ngũ nhân sự chuyên trách cho từng mảng của sự kiện. Đây có thể là những người trong nội bộ doanh nghiệp hoặc thuê công ty tổ chức sự kiện nếu cần thiết. Phân công nhiệm vụ rõ ràng cho từng bộ phận sẽ giúp đảm bảo mỗi phần việc được thực hiện trôi chảy và đúng thời hạn. Các bộ phận bao gồm: ban nội dung, ban tài chính, ban kỹ thuật, ban hậu cần, ban truyền thông…
Tổng kết cuối năm cần sự chuẩn bị chỉn chu, kỹ lưỡng
Lên danh sách khách mời
Để đảm bảo không làm ảnh hưởng tới các mối quan hệ của công ty, việc lên danh sách khách mời phải được tiến hành cẩn thận, chỉn chu, qua nhiều tầng kiểm duyệt. Hạng mục này tốn rất nhiều thời gian để cân nhắc và xét duyệt, do đó phải tiến hành từ sớm để không cập rập và tránh sai sót.
Lên ý tưởng, xây dựng kịch bản
Để buổi lễ diễn ra mới lạ, ấn tượng, ban tổ chức, trong đó chủ chốt là ban nội dung hãy cùng bàn bạc và lên ý tưởng cho chủ đề của sự kiện cũng như các hoạt động đi kèm. Sau đó dựa trên ý tưởng để xây dựng kịch bản chi tiết, phân chia rõ thời gian, nội dung và nhân sự phụ trách từng phần. Kịch bản càng chi tiết sẽ giúp sự kiện càng trôi chảy, tránh sơ suất và dễ điều phối hơn.
Dự trù kinh phí
Dự trù kinh phí chi tiết cho từng hạng mục của sự kiện là bước không thể bỏ qua. Ngân sách có thể bao gồm chi phí thuê địa điểm, âm thanh ánh sáng, trang trí, quà tặng, tiệc và các khoản phát sinh khác. Việc lên kế hoạch ngân sách sớm giúp doanh nghiệp kiểm soát chi tiêu và tránh những khoản chi không cần thiết. Đừng quên dự trù thêm một khoản ngân sách cho các chi phí phát sinh, vì trong thực tế, có những tình huống bất ngờ không thể lường trước được.
Chuẩn bị quà tặng vinh danh
Vinh danh là hạng mục rất được mong chờ tại lễ tổng kết
Vinh danh là một trong những hạng mục quan trọng và được đón chờ nhất của lễ tổng kết. Vinh danh nếu được đầu tư trang trọng, ấn tượng sẽ góp phần tạo nên điểm nhấn khó quên cho sự kiện. Vì vậy, doanh nghiệp nên cân nhắc lựa chọn hình thức vinh danh và quà tặng sao cho mới lạ, độc đáo, khác biệt.
Bên cạnh những quà tặng thông thường như tiền mặt, điện thoại, phiếu mua hàng… Doanh nghiệp nên cân nhắc tặng kèm một chiếc cúp, kỷ niệm chương hoặc bảng vinh danh để phù hợp với xu thế vinh danh hiện tại. Cúp, bảng vinh danh, kỷ niệm chương sẽ giúp cho sự tôn vinh thêm phần trang trọng, tự hào và ấn tượng hơn.
Đặc biệt, nếu như bắt tay vào chuẩn bị từ bây giờ, các doanh nghiệp sẽ có thời gian để lên ý tưởng và thiết kế riêng những chiếc cúp, bảng vinh danh, kỷ niệm chương theo đúng mong muốn, tinh thần và thương hiệu của doanh nghiệp. Buổi lễ tổng kết nhờ vậy mà càng thêm ấn tượng và để lại nhiều kỷ niệm khó quên. Doanh nghiệp có thể tham khảo thêm về quy trình đặt thiết kế tặng phẩm theo yêu cầu tại Quà Việt.
Quà tặng chỉn chu, ấn tượng giúp tạo điểm nhấn đặc biệt cho sự kiện
Việc lên kế hoạch cho lễ tổng kết cuối năm đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và chi tiết. Bắt đầu chuẩn bị từ bây giờ giúp doanh nghiệp có đủ thời gian để tổ chức một buổi lễ ấn tượng và thành công. Hãy nhớ rằng, sự kiện càng được chuẩn bị kỹ lưỡng, càng để lại ấn tượng sâu sắc cho tất cả những người tham dự.
